Partir étudier à l’étranger : Les étapes clés à suivre auprès de l’UPHF

Contactez le relais administratif RI ou service Relations Internationales (SRI) de votre institut afin qu’il vous communique le lien vers le formulaire de remontée de souhait de séjour:

- Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF) : @email

- Institut Universitaire de Technologies (IUT) : @email

- Institut Sociétés et Humanités (ISH) : selon votre Unité Académique

• UA Droit administration Publique : @email
• UA IAE : @email
• UA Lettres Langues Arts:  @email
• UA Economie, histoire, géo et sociétés: @email

Veillez à bien remplir toutes les informations demandées dans le formulaire en ligne.

Vous devrez candidater avant la première semaine de février (semestre impair et année entière) et début septembre (semestre pair).

Votre demande sera étudiée par votre institut selon des critères spécifiques établis par celle-ci.

Elle communiquera ensuite vos souhaits de séjour définitivement validés au Pôle de Relations Internationales.

• Le PRI vous communique la procédure :

Le Pôle de Relations Internationales vous contacte par email et vous indique la procédure pour constituer votre dossier en ligne, incluant le lien vers le formulaire à compléter et les dates limites de candidatures à l’UPHF et chez le partenaire.

A réception du lien vers le formulaire, vous devrez le compléter et télécharger les documents suivants :

1. Un certificat de scolarité de l'Université Polytechnique Hauts-de-France pour les étudiants actuellement inscrits ou la lettre d'admission à la formation de l'UPHF pendant laquelle se déroulera la mobilité (année n+1)
2. Les relevés de notes pour les deux dernières années
3. Un RIB
4. Le dernier avis d’imposition

Pour les étudiants souhaitant effectuer une mobilité dans le cadre du programme BCI, vous sont également demandés les documents suivants :

1. Formulaire de demande de participation à remplir sur le site http://echanges-etudiants.bci-qc.ca/  Rubrique : Etudiants internationaux  - Etape 4 « Je remplis le formulaire de demande de participation » (code d'accès fourni par le PRI)
2. Lettre de motivation
3. Lettre de recommandation émise par votre responsable de formation actuelle
4. Copie de votre acte de naissance

Votre dossier de mobilité complet doit être validé en ligne en respectant les dates suivantes*:

• pour un départ au premier semestre (semestre impair ou année entière): ouverture du formulaire entre le 19 février et le 31 mars
• pour un départ au second semestre (semestre pair): ouverture du formulaire entre le 15 septembre et le 31 octobre

* En cas de date de nomination antérieure, le PRI se chargera de communiquer les dates limites de candidatures pour les étudiants concernés.

• Le PRI vous nomine auprès de l’université partenaire

Dans le cadre d'une mobilité du programme  Erasmus+ :

a. La procédure est totalement digitalisée, le partenaire accepte votre nomination
b. Vous recevrez les instructions du partenaire pour compléter la procédure de candidature au sein de son établissement
c. Il vous faudra compléter votre contrat d’études digitalisé (voir 4.)

Dans le cadre d'une mobilité via un accord d’échange, le programme BCI, ou d'un double diplôme :

a. La nomination se fait par email, et le partenaire accepte votre nomination

b. Vous recevrez les instructions du partenaire pour compléter la procédure de candidature par email

c. Vous pourrez alors compléter le contrat pédagogique en format word (voir 4.)

Après acceptation de votre nomination, vous serez invité à compléter votre contrat pédagogique. Il faut faire votre choix d'enseignements en consultant le catalogue des cours de l'établissement d'accueil et les faire valider par l'enseignant coordinateur des relations internationales au sein de votre composante à l'Université Polytechnique Hauts-de-France. Avec votre enseignant, vous devez convenir du programme d'études ou du projet à réaliser en articulation avec votre formation à l'Université Polytechnique Hauts-de-France et en fonction de la durée du séjour envisagé.

A savoir, en Europe:

• un trimestre = 15 crédits ECTS
• un semestre = 30 crédits ECTS
• une année universitaire = 60 crédits ECTS

ATTENTION, les crédits ECTS ne sont pas employés dans les pays hors Europe. 

 Qu'est-ce que l'ECTS? 

Le Système européen de transfert et d’accumulation de crédits est un système de points développé par l'Union européenne dans le cadre du programme ERASMUS qui a pour but de faciliter la lecture et la comparaison des programmes d'études des différents pays européens.

Le sigle ECTS, abréviation du terme anglais European Credits Transfer System, est le terme le plus couramment employé pour des raisons pratiques.

L’ECTS fait partie du processus de Bologne et en France a été pris en compte dans la réforme LMD.

L’ECTS est basé sur la charge de travail à réaliser par l'étudiant afin d'atteindre les objectifs du programme qui se définissent en termes de connaissances et de compétences à acquérir.

Les principales caractéristiques :

L'ECTS repose sur le principe selon lequel le travail à fournir par un étudiant à plein temps pendant une année universitaire correspond à 60 crédits. La charge de travail d'un étudiant inscrit dans un programme d'études à plein temps en Europe étant, dans la plupart des cas, d'une durée d'environ 1500-1800 heures par an, la valeur d'un crédit représente donc environ 25 à 30 heures de travail.

Les crédits ECTS ne s'obtiennent qu'après l'achèvement complet du travail à fournir et réaliser et l'évaluation appropriée des résultats de l'apprentissage. Ceux-ci correspondent à un ensemble de compétences définissant ce que l'étudiant saura, comprendra, ou sera capable de faire après avoir achevé son parcours de formation, qu'elle qu'en soit la durée.

La charge de travail de l'étudiant à prendre en considération dans l'ECTS concerne la définition du temps nécessaire à accomplir toutes les activités éducatives, telles qu'assister aux cours, participer à des séminaires, étudier de manière indépendante et personnelle, se préparer et se soumettre aux examens, préparer des projets, etc…

Des crédits sont attribués à toutes les composantes d'un programme d'études (modules, cours, stages, dissertations, thèse, etc…), en fonction de la quantité de travail que chaque activité requiert pour réussir ses objectifs propres par rapport au travail total nécessaire pour achever une année complète d'études avec succès.

Les résultats de l'étudiant sont sanctionnés par une note locale ou nationale. Un exemple de bonne pratique consiste à ajouter un grade ECTS, en particulier en cas de transfert de crédits. L'échelle de notation ECTS classe les étudiants sur une base statistique. C'est pourquoi les données statistiques concernant les résultats des étudiants sont une condition préalable à l'application du système de notation ECTS. Les grades sont attribués aux étudiants ayant réussi, selon l'échelle de réussite suivante :

- A les 10 % meilleurs
- B les 25% suivants
- C les 30% suivants
- D les 25% suivants
- E les 10% restants

Une distinction est opérée entre les grades FX et F, utilisés pour les étudiants en échec. FX signifie : « échec - un certain travail supplémentaire est nécessaire pour réussir », et F : « échec - un travail considérable est nécessaire ». L'indication des taux d'échec dans le relevé des résultats est facultative. 

• Le contrat pédagogique pour mobilité d’études Erasmus+

Vous partez dans le cadre du programme Erasmus+. Le programme Erasmus+ se digitalise progressivement grâce au réseau EWP (Erasmus Without Paper).

Par conséquent votre contrat pédagogique est digitalisé totalement. Ainsi, votre signature, celle du Directeur de votre composante et celle du partenaire sont digitalisées.

• Le contrat pédagogique pour mobilité d’études hors Erasmus+

Vous partez dans le cadre d’un accord d’échange, du programme BCI, d’un double diplôme, vous devez compléter le contrat pédagogique en format word. Il devra être transmis au relai administratif/ service RI de votre composante qui transmettra à la signature du Directeur. Vous transmettrez ce contrat d’études à l’université partenaire.

•  Modifier son contrat pédagogique pendant la mobilité

En cas de changement pendant votre mobilité, un avenant au contrat d’études initial doit être complété et approuvé par l'ensemble des signataires du contrat initial (en version digitalisée pour les participants au programme Erasmus+  et version études dans le cadre du BCI, d’un Double Diplôme et d’un Accord bilatéral hors Europe).  

Vous devez compléter les procédures et formulaires éventuels transmis par l’Université partenaire dans les délais impartis.
Le partenaire vous enverra une lettre ou un email d’acceptation si votre candidature est complète et acceptée.
Vous devrez transmettre cette acceptation au Pôle de Relations internationales dans les meilleurs délais.

Attention : il reste important de ne pas engager de dépenses trop tôt (réservation de titre de transport, versement de caution de logement, souscription assurances….) et d’attendre la commission d’attribution des aides financières (voir 6.)

L'Université Polytechnique Hauts-de-France dispose d'aides financières à la mobilité internationale, effectuée dans le cadre des études. Ces aides proviennent de l'Europe, de l'État français, de la Région Hauts-de-France et des fonds propres de l'établissement. Chacune de ces aides a ses propres critères, retrouvez toutes les informations 

La demande d'aide financière se fait via la saisie du formulaire en ligne (voir 3.). Vous n'avez pas de démarche supplémentaire à effectuer ; votre dossier de mobilité est transmis à la commission universitaire qui permet la répartition et distribution équitable des financements pour attribution éventuelle d'une aide financière.

Les aides financières ne visent pas à couvrir l'ensemble des frais. Il est donc nécessaire de vérifier sur le site des universités le coût de la vie sur place et de se renseigner sur le coût du voyage et du visa, cas échéant.

Pour toute mobilité internationale, il est indispensable que vous restiez en contact avec le Pôle de Relations Internationales :

Au début de votre mobilité, une attestation d’arrivée est à faire remplir et à transmettre selon le modèle qui vous sera fourni par mail.

A la fin de votre mobilité, afin de clore votre dossier administratif et de percevoir le solde éventuel de votre aide financière, vous devez transmettre votre relevé de notes avec date réelles de votre mobilité et en cas de mobilité d'études Erasmus+; effectuer votre rapport et votre test OLS n°2.

À votre retour vous devenez un étudiant ambassadeur de la mobilité. Afin de valoriser votre mobilité et pour encourager les autres étudiants à profiter d’une expérience aussi enrichissante que la vôtre nous avons besoin de vous ! Alors n’hésitez pas à : 

Envoyez un témoignage au Pôle de Relations Internationales

Devenez étudiant-tuteur 

Devenez membre de l'association ESN Valenciennes

Une mobilité internationale se prépare bien en amont. Elle doit être réfléchie et budgétée. En effet, il est important de prendre en compte que des démarches d’assurance, de recherche de logement ou encore de demande de visas sont parfois nécessaires et doivent être anticipée.

Le Pôle des Relations Internationales peut vous conseiller dans ces démarches, toutefois elles restent des démarches personnelles à la charge de l’étudiant.

1. Pensez aux formalités de séjour

Pièce d’identité et visa

Pour un séjour dans les pays membres de l’Union Européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège et la Suisse : la carte d’identité, ou le passeport en cours de validité, sont suffisants. (Seulement pour les étudiants ressortissants UE, les non ressortissants UE doivent obtenir un visa.)

Pour les autres destinations, le passeport et un visa étudiant sont nécessaires. Pour obtenir le visa, contactez l’ambassade et/ou le consulat du pays (LIEN : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/le-ministere-et-son-reseau/representations-etrangeres-en-france/) en France.

Pour un séjour d’études au Québec d’une durée inférieure ou égale à six mois, l’étudiant n’est pas tenu d’obtenir au préalable un visa d’études et le certificat d’acceptation du Québec. Pour en savoir plus, consultez les sites des autorités d’immigration québécoises et canadiennes.

Pour vérifier les conditions d’entrée et de séjour pour chaque pays : consultez le site du Ministère de l'Europe et des Affaires Etrangères. 

S'enregistrer auprès des autorités :

- Pour un séjour de moins de 6 mois à l'étranger : les ressortissants français peuvent s'inscrire sur Ariane pour enregistrer un voyage d'une durée de moins de 6 mois. Ainsi, au cours de votre voyage, et si la situation du pays le nécessite, vous recevrez par e-mail ou SMS des informations et des consignes de sécurité et la personne de contact désignée sur votre compte pourra également être prévenue le cas échéant.

- Pour les longs séjours

Il est recommandé de s'inscrire au registre des Français établis hors de France. Le Consulat Général de France a la charge, entre autres, d’assurer la défense et la protection des Français à l’étranger. Il propose également des services de Mairie ou de Préfecture lors de votre séjour à l’étranger. Il vous est vivement recommandé de vous inscrire au registre des Français établis hors de France et de solliciter une carte consulaire. Cette démarche est gratuite, volontaire et non obligatoire et peut s’avérer utile par exemple pour obtenir un renouvellement de passeport ou dans le cas de la mise en place d’un plan de sécurité dans le pays. De plus, seule cette inscription permet au poste consulaire d’avoir connaissance de votre présence sur le territoire.

Pour toute inscription, vous devez vous munir de votre pièce d’identité, d’un justificatif de votre nationalité française et d’une attestation de résidence dans la circonscription consulaire. Pour plus de renseignements au sujet de la procédure d’inscription, consultez le site internet de l’Ambassade ou du Consulat du pays dans lequel vous allez séjourner. Maison des Français de l’Étranger

Pour les étudiants d’une nationalité autre que française, il est recommandé de se rapprocher du Consulat du pays d’origine dans le pays d’accueil.

1. La protection sociale, les vaccinations

En Europe

Lors d'un séjour temporaire dans un État membre de l'Espace économique européen (EEE)* ou en Suisse ou Royaume-Uni, la carte européenne d'assurance maladie (CEAM) atteste de vos droits à l'assurance maladie. Elle vous permet de bénéficier de la prise en charge des soins médicaux nécessaires. Contactez votre organisme d’assurance pour vous la procurer en amont de la mobilité.

*Les pays qui composent l'Espace économique européen sont les Etats membres de l’Union européenne ainsi que l'Islande, le Liechtenstein et la Norvège.

Au Québec

En vertu du « Protocole d’entente entre le gouvernement du Québec et le gouvernement de la République française relatif à la protection sociale des étudiants et des participants à la coopération », les ressortissants français séjournant au Québec pour des études ou pour un stage sont admis aux prestations de l’assurance-maladie et de l’assurance-hospitalisation en vigueur au Québec ; ils en bénéficient aux mêmes conditions que les étudiants québécois. 

Pour obtenir la carte d’assurance-maladie du Québec pour votre participation à un échange interuniversitaire, vous devez en faire la demande à la Régie de l’assurance-maladie du Québec (RAMQ) à l’aide du formulaire d’inscription prévu à cet effet, en y joignant une copie :

•  formulaire SE 401-Q-104 pour un stage dans le cadre de votre cursus universitaire
• de la page d’identité de votre passeport
• de l’autorisation de séjour délivrée par les autorités canadiennes de l’immigration (mobilité de stage)

Le Reste du monde

Pour une mobilité dans les autres pays:

• Pour un séjour de moins de 6 mois et/ou pour les étudiants de moins de 20 ans, vous pouvez obtenir une protection sociale par le régime français de sécurité sociale exclusivement pour les soins de santé inopinés que vous devrez avancer avant d'en demander le remboursement, qui sera forfaitaire et limité aux tarifs français.
• Pour les autres, vous n'êtes plus pris en charge par l'assurance maladie française.

Ainsi, il est impératif de vous renseigner sur les possibilités et/ou l'obligation de vous assurer auprès du régime local de sécurité sociale et sur l'étendue de la protection sociale.

Puis, il conviendra le cas échéant de vous assurer volontairement pour la durée de votre séjour à l'étranger, auprès d'une compagnie d'assurances privée prévoyant une assurance médicale.

Sinon, contactez votre mutuelle ou tout organisme d’assurance pour prévoir une couverture santé adaptée. En cas de soins médicaux pendant votre séjour, vous devrez régler les frais sur place. Pensez alors à bien conserver toutes les factures et les justificatifs de paiement, et présentez-les à votre organisme qui vous remboursera selon les termes de votre contrat.

NB: Pour toutes destinations:

La couverture d’assurance maladie ne couvre pas nécessairement l’assurance rapatriement - responsabilité civile. 

Informez-vous sur la protection sociale à l'étranger sur le site de l'Assurance maladie et celui du Centre des liaisons européennes et internationales de sécurité sociale

1. Les assurances : responsabilité civile et rapatriement

Pour tout séjour de stage à l'étranger :

Vous devez vérifier la validité de votre assurance responsabilité civile pour le pays d’accueil

NB : La garantie responsabilité civile vie privée couvre les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile incombant à l'assuré dans le cadre de sa vie privée en raison des dommages corporels, matériels et immatériels causés à des tiers. Cette garantie est généralement comprise dans les contrats d’assurance habitation multirisque

Par ailleurs, la responsabilité civile privée ne vous couvre pas nécessairement durant votre stage. Il convient de vérifier auprès de votre organisme d’accueil la prise en charge de la responsabilité civile professionnelle. 

Vous devez vérifier également votre couverture en termes d’assurance rapatriement

NB : L'assurance rapatriement vous garantit un retour en France en cas de situation d'extrême urgence telle qu'un accident ou une maladie survenu lors de votre séjour à l'étranger. Cette garantie peut être comprise dans votre contrat de carte bancaire (si paiement du voyage avec la dite carte) ou proposée par les agences de voyage et compagnies aériennes.

Attention, soyez vigilant quant aux conditions des assurances rapatriement dont l'indemnisation des frais hospitalier et de soin est limitée. Si vous vous rendez dans un pays où le coût des soins est élevé, pour bénéficier d'un remboursement intégral de vos dépenses de santé, il peut être plus avantageux de souscrire à une assurance voyage plus complète.

Etudiant UPHF en mobilité Erasmus+:
L'université offre automatiquement le "pack assurance" via notre prestataire d’assurance à tous les étudiants effectuant une mobilité dans le cadre du programme Erasmus+* comprenant:

• l'assurance responsabilité civile
• l'assistance rapatriement
• la perte ou le vol de biens personnels (papiers d'identité, ordinateur ou téléphone portables, bagages...)

*Les pays du programme Erasmus+ sont les Etats membres de l’Union européenne ainsi que l'Islande, le Liechtenstein, la Norvège, la Macédoine du Nord, la Turquie et la Serbie.

          IV. Trouvez un logement pour votre mobilité internationale

L'Université Polytechnique Hauts-de-France ne vous trouve pas de logement pendant votre mobilité internationale.

Consultez les offres de logements d'organismes extérieurs, voici une sélection :

Erasmusu

Erasmus inn

Uniplaces

Couchsurfing

Renseignez-vous les conseils aux voyageurs par destination sur le site France Diplomatie

Vérifiez les recommandations médicales (zones à risques, vaccinations) sur le site de l’Institut Pasteur.